Anna lausunto
Anna tällä sivulla lausuntosi lausuntopyyntöön. Tutustu lausuntopyynnön taustatietoihin sivun yläosassa ja anna oma lausunto sen alla olevaan osioon. Samalla kun kirjoitat omaa lausuntoasi voit tarkastaa mitä muut lausunnonantajat ovat kommentoineet välilehdellä "Lausunnot". Kun lausuntosi on valmis, voit valita lähettää sen joko toiselle henkilölle hyväksyttäväksi tai lähettää sen suoraan lausuntopyynnön valmistelijalle. Samalla kun lähetät sen valmistelijalle, lausuntosi julkaistaan myös lausuntopyynnön Lausunnot-välilehdellä muiden annettujen lausuntojen tapaan. Jos lähetät lausuntosi hyväksyjälle, hän voi joko palauttaa lausuntosi valmistelutilaan tai hyväksyä ja lähettää lausuntosi lausuntopyynnön valmistelijalle, jolloin se myös julkaistaan Lausunnot-välilehdellä.
Kommentointipyyntö: Arkistoinnin perusmetatiedot
Lausuntopyynnön diaarinumero: KA/20011/30.00.00/2023
Vastausaika on päättynyt: 18.11.2023
Lausuntopyynnön taustatiedot
Johdanto
Kansallisarkisto pyytää kommentteja arkistoinnin perusmetatietoja koskevasta suositusluonnoksesta. Suosituksen tarkoitus on tukea julkisen hallinnon arkistoitavien tietoaineistojen käytettävyyttä arkistollisessa toiminta- ja käyttökontekstissa sekä arkistoinnin vaatimusten ja tarpeiden huomioon ottamista tiedon elinkaaren aikana.
Kansallisarkiston tehtävänä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja saatavuus sekä edistää niiden tutkimuskäyttöä.
Kansallisarkiston tehtävänä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja saatavuus sekä edistää niiden tutkimuskäyttöä.
Tausta
Tietoaineistot arkistoidaan, kun ne on lailla säädetty tai lain nojalla määrätty säilytettäväksi osana asiakirjallista kulttuuriperintöä.Arkistoitua tietoa säilytetään arkistointitarkoituksissa ilman aikarajaa.
Tietoaineistojen arkistointi ja muu elinkaarihallinta, säilytys ja käyttö ovat sidoksissa niitä koskevien metatietojen laatuun. Arkistokuvailun vaatimusten mukaisten metatietojen avulla varmistetaan arkistoitavien tietoaineistojen ymmärrettävyys, todistusvoimaisuus, tunnistaminen ja käyttöön saaminen myös arkistoinnin jälkeen.
Laadukas arkistokuvailun metatieto tuotetaan standardien ja niiden pohjalta tehtyjen ohjeiden ja suositusten mukaisesti. Kansallisarkisto julkaisi tietoaineistojen arkistokuvailua koskevat kuvailu- ja luettelointisäännöt vuonna 1997. Tämä suositusluonnos ottaa huomioon toimintaympäristössä tapahtuneen muutoksen ja arkistokuvailun kansainvälisen ja kansallisen kehityksen.
Tavoite on tukeaarkistoinnin prosesseja ja ratkaisuja yleisesti ja laajasti.Ohjeistettu metatietokokonaisuus on yhteensopiva Kansallisarkistoon siirrettäviä tietoaineistoja koskevien metatieto-ohjeiden kanssa, mutta se ei ole kuvaus metatiedoista, joita Kansallisarkisto edellyttää siirtävältä viranomaiselta arkistosiirron yhteydessä.
Tietoaineistojen arkistointi ja muu elinkaarihallinta, säilytys ja käyttö ovat sidoksissa niitä koskevien metatietojen laatuun. Arkistokuvailun vaatimusten mukaisten metatietojen avulla varmistetaan arkistoitavien tietoaineistojen ymmärrettävyys, todistusvoimaisuus, tunnistaminen ja käyttöön saaminen myös arkistoinnin jälkeen.
Laadukas arkistokuvailun metatieto tuotetaan standardien ja niiden pohjalta tehtyjen ohjeiden ja suositusten mukaisesti. Kansallisarkisto julkaisi tietoaineistojen arkistokuvailua koskevat kuvailu- ja luettelointisäännöt vuonna 1997. Tämä suositusluonnos ottaa huomioon toimintaympäristössä tapahtuneen muutoksen ja arkistokuvailun kansainvälisen ja kansallisen kehityksen.
Tavoite on tukeaarkistoinnin prosesseja ja ratkaisuja yleisesti ja laajasti.Ohjeistettu metatietokokonaisuus on yhteensopiva Kansallisarkistoon siirrettäviä tietoaineistoja koskevien metatieto-ohjeiden kanssa, mutta se ei ole kuvaus metatiedoista, joita Kansallisarkisto edellyttää siirtävältä viranomaiselta arkistosiirron yhteydessä.
Tavoitteet
Suositus on tarkoitettu käytettäväksi, kun julkisen hallinnon toimijat kehittävät arkistoitavien tietoaineistojen käsittelyyn tarkoitettuja tiedonhallinnan prosesseja ja ratkaisuja. Digitaalisessa toimintaympäristössä on tarkoituksenmukaista tuottaa arkistointitarkoitusten näkökulmasta tarpeelliset metatiedot (arkistometatieto) mahdollisimman pitkälle samoilla menetelmillä ja samanaikaisesti muun tiedonhallinnan näkökulmasta tarpeellisen metatiedon kanssa.
Tavoitteena on, että prosesseissa ja tietojärjestelmissä, joissa muodostuu ja käsitellään arkistoitavia tietoaineistoja, otetaan johdonmukaisesti huomioon arkistokuvailun näkökulma, vaatimukset ja tarpeet, jotta jatkuvasti kasvavaa digitaalista tietomassaa on mahdollista ymmärtää, hallita, siirtää ja antaa käytettäväksi arkistossa. Kuvailun avulla tuetaan arkistoitavien tietoaineistojen säilyvyyttä, ymmärrettävyyttä ja käytettävyyttä.
Perusmetatiedot määrittelevät arkistometatiedon vähimmäistason. On huomattava, että suuri osa suositetusta metatietokokonaisuudesta on yhteneväinen muuta tiedonhallintaa palvelevien ja dokumentoivien metatietojen kanssa. Lisäksi tiedonhallinnan eri prosesseissa syntyy ja voidaan tuottaa paljon sellaista metatietoa, jotka eivät ole suosituksen määrittelemiä perusmetatietoja, mutta joita voidaan tapauskohtaisesti hyödyntää arkistokuvailussa.
Arkistokuvailun substanssin näkökulmasta yhtenä tavoitteena on monipuolistaa tietoaineistojen kontekstin kuvailua niin, että perinteisen arkistonmuodostaja-arkisto-suhteen lisäksi otetaan paremmin huomioon asiakirjan spesifi syntykonteksti ja tietoaineiston synty tietyn tehtävän tai tiettyjen tehtävien hoitamisen tuloksena.
Metatietojen tuottamis- ja merkintätapojen osalta suosituksen tavoitteena onvarmistaa kertyvän tai tuotettavan metatiedon laatu, monikäyttöisyys ja hyödynnettävyys tiedon elinkaaren kaikissa vaiheissa ja tehostaa metatietojen tuottamista.
Tavoitteena on, että prosesseissa ja tietojärjestelmissä, joissa muodostuu ja käsitellään arkistoitavia tietoaineistoja, otetaan johdonmukaisesti huomioon arkistokuvailun näkökulma, vaatimukset ja tarpeet, jotta jatkuvasti kasvavaa digitaalista tietomassaa on mahdollista ymmärtää, hallita, siirtää ja antaa käytettäväksi arkistossa. Kuvailun avulla tuetaan arkistoitavien tietoaineistojen säilyvyyttä, ymmärrettävyyttä ja käytettävyyttä.
Perusmetatiedot määrittelevät arkistometatiedon vähimmäistason. On huomattava, että suuri osa suositetusta metatietokokonaisuudesta on yhteneväinen muuta tiedonhallintaa palvelevien ja dokumentoivien metatietojen kanssa. Lisäksi tiedonhallinnan eri prosesseissa syntyy ja voidaan tuottaa paljon sellaista metatietoa, jotka eivät ole suosituksen määrittelemiä perusmetatietoja, mutta joita voidaan tapauskohtaisesti hyödyntää arkistokuvailussa.
Arkistokuvailun substanssin näkökulmasta yhtenä tavoitteena on monipuolistaa tietoaineistojen kontekstin kuvailua niin, että perinteisen arkistonmuodostaja-arkisto-suhteen lisäksi otetaan paremmin huomioon asiakirjan spesifi syntykonteksti ja tietoaineiston synty tietyn tehtävän tai tiettyjen tehtävien hoitamisen tuloksena.
Metatietojen tuottamis- ja merkintätapojen osalta suosituksen tavoitteena onvarmistaa kertyvän tai tuotettavan metatiedon laatu, monikäyttöisyys ja hyödynnettävyys tiedon elinkaaren kaikissa vaiheissa ja tehostaa metatietojen tuottamista.
Linkit
https://kansallisarkisto.fi/metatieto-ja-arkistokuvailu - Lisätietoa arkistokuvailusta Kansallisarkiston kotisivuilla
Liitteet:
Arkistoinnin_perusmetatiedot_suositusluonnos_kommentointi.pdf - Suositusluonnos arkistoinnin perusmetatiedoista
Liite_Arkistoinnin_perusmetatiedot_suositusluonnoksen_taulukko.xlsx - Suositusluonnoksen liite, metatietotaulukko
Aikataulu
Kansallisarkisto pyytää kommentteja liitteenä olevasta metatietokonaisuudesta viimeistään 17.11.2023 mennessä. Huom! Kommenttiaikaa on pidennetty viikolla.
Vastausohjeet vastaanottajille
Kommentit pyydetään antamaan vastaamalla Lausuntopalvelu.fi:ssä julkaistuun kommentointipyyntöön.
Kommentteja antaakseen vastaajan tulee rekisteröityä ja kirjautua lausuntopalvelu.fi:hin.
Muita annettuja lausuntoja voi selailla välilehdellä "Lausunnonantajien lausunnot".
Tarkemmat ohjeet palvelun käyttämiseksi löytyvät lausuntopalvelu.fi:n sivulta Ohjeet > Käyttöohjeet. Palvelun käyttöönoton tukea voi pyytää osoitteesta lausuntopalvelu.om@om.fi.
Kaikki annetut kommentit ovat julkisia ja lausuntopalvelun kautta annetut kommentit julkaistaan Lausuntopalvelu.fi:ssä.
Kommentteja antaakseen vastaajan tulee rekisteröityä ja kirjautua lausuntopalvelu.fi:hin.
Muita annettuja lausuntoja voi selailla välilehdellä "Lausunnonantajien lausunnot".
Tarkemmat ohjeet palvelun käyttämiseksi löytyvät lausuntopalvelu.fi:n sivulta Ohjeet > Käyttöohjeet. Palvelun käyttöönoton tukea voi pyytää osoitteesta lausuntopalvelu.om@om.fi.
Kaikki annetut kommentit ovat julkisia ja lausuntopalvelun kautta annetut kommentit julkaistaan Lausuntopalvelu.fi:ssä.
Valmistelijat
Lisätietoja lausuntopyynnöstä antaa yksikönpäällikkö vs. Minna-Liisa Mäkiranta (viranomaisohjaus@kansallisarkisto.fi).
Asiasanat
arkistointi
Tiedonhallinta
Asiakirjallinen kulttuuriperintö
Arkistot
Kansallisarkisto
metatiedot
asiakirja
arkistokuvailu
kuvailu
arkistoitavat tietoaineistot