Tiedonhallintalautakunnan kommentointipyyntö: Suositus tiedonhallinnan muutosvaikutusten arvioinnista
Lausuntopyynnön diaarinumero: VN/35071/2023
Vastausaika on päättynyt: 12.1.2024
Lausuntopyynnön taustatiedot
Johdanto
Tiedonhallintalautakunnan tehtävänä on edistää tiedonhallintalaissa säädettyjen tiedonhallinnan ja tietoturvallisuuden menettelytapojen ja tiedonhallintalain vaatimusten toteuttamista. Edistämistehtävän toteuttamiseksi tiedonhallintalautakunta laatii ja ylläpitää suosituksia tiedonhallintalain vaatimusten soveltamisesta.
Tiedonhallintalautakunnan suositukset eivät ole velvoittavia tai sitovia, vaan niissä ohjataan tiedonhallintayksikköjä ja viranomaisia toteuttamaan hyviin käytäntöihin pohjautuen tiedonhallintalaissa säädetyt vaatimukset.
Tiedonhallintalautakunnan suositukset eivät ole velvoittavia tai sitovia, vaan niissä ohjataan tiedonhallintayksikköjä ja viranomaisia toteuttamaan hyviin käytäntöihin pohjautuen tiedonhallintalaissa säädetyt vaatimukset.
Tausta
Tiedonhallintalain 5 §:n 3 momentissa säädetään tiedonhallintayksiköiden velvollisuudesta arvioida suunnittelemansa hallinnollisen uudistuksen ja tietojärjestelmien käyttöönoton vaikutuksia sen tiedonhallintaan (muutosvaikutusten arviointi). Vaikutusten arviointi tulisi tehdä suhteessa tiedonhallinnan vastuisiin, tietoturvallisuustoimenpiteisiin, tietoaineistojen muodostumiseen ja niiden luovuttamiseen, asianhallintaan ja palvelujen tiedonhallintaan sekä asiakirjojen julkisuuteen, salassapitoon, suojaan ja tiedonsaantioikeuksiin. Tiedonhallinnan muutosten arvioinnissaan otettava huomioon myös tietovarantojen yhteentoimivuus sekä niiden hyödynnettävyys tietoaineistoja muodostettaessa ja käytettäessä.
Tavoitteet
Muutosvaikutusten arvioinnin tarkoituksena on vahvistaa tiedonhallintayksiköiden tietojärjestelmien hanketoiminnan taloudellisten ja toiminnallisten riskien ennakointia tiedonhallintayksiköissä ja saattaa suunnitelmat muutosten toteuttamisesta aikaisempaa realistisemmalle pohjalle.
Tiedonhallintalautakunta on muutosvaikutusten arviointien toteuttamisen edistämiseksi käynnistänyt syksyllä 2023 uudistustyön muutosvaikutusten arviointia koskevan suosituksen osalta. Uuden suosituksen painopisteenä on olennaisen muutoksen arviointi, arvioinnin kytkeytyminen osaksi viranomaisten muuta toimintaa, arvioitavat vaatimukset sekä tavat, joilla vaatimuksia voidaan arvioida sekä arvioinnin perusteella toteutettavat jatkotoimenpiteet. Suositusluonnokseen on sisällytetty myös hyviä käytäntöjä ministeriöille niiden arvioidessa tiedonhallintalain 8 §:n 2 momentin mukaisesti valmistelemansa säännöksen vaikutuksia sääntelykohteena olevien tiedonhallintaan.
Uusi suositus korvaisi tiedonhallintalautakunnan aikaisemmin julkaiseman suosituksen tiedonhallinnan muutosvaikutusten arvioinnista (VM2020:53).
Tiedonhallintalautakunta on muutosvaikutusten arviointien toteuttamisen edistämiseksi käynnistänyt syksyllä 2023 uudistustyön muutosvaikutusten arviointia koskevan suosituksen osalta. Uuden suosituksen painopisteenä on olennaisen muutoksen arviointi, arvioinnin kytkeytyminen osaksi viranomaisten muuta toimintaa, arvioitavat vaatimukset sekä tavat, joilla vaatimuksia voidaan arvioida sekä arvioinnin perusteella toteutettavat jatkotoimenpiteet. Suositusluonnokseen on sisällytetty myös hyviä käytäntöjä ministeriöille niiden arvioidessa tiedonhallintalain 8 §:n 2 momentin mukaisesti valmistelemansa säännöksen vaikutuksia sääntelykohteena olevien tiedonhallintaan.
Uusi suositus korvaisi tiedonhallintalautakunnan aikaisemmin julkaiseman suosituksen tiedonhallinnan muutosvaikutusten arvioinnista (VM2020:53).
Linkit
https://vm.fi/tiedonhallintalautakunta - Tiedonhallintalautakunnan verkkosivut
Liitteet:
Aikataulu
Tiedonhallintalautakunta pyytää kommentteja liitteenä olevasta suositusluonnoksesta viimeistään 12.1.2024.
Vastausohjeet vastaanottajille
Julkisen hallinnon asiantuntijoita pyydetään kommentoimaan suositusluonnoksen sisältöä sekä ehdottamaan kehitystarpeita suositukseen.