Valtion hankintatoimen tavoitearkkitehtuuriluonnoksen lausuntojen yhteenveto
Sammandrag
Johdanto
Valtiovarainministeriö pyysi 15.3.2016 lausuntopalvelu.fi – sivustolle lähettämässään lausuntopyynnössä lausuntoja Valtion hankintatoimen tavoitearkkitehtuuriluonnokseen, sen liitteistä (KA-taulukot, sanasto, käyttötapaukset, tiivistelmä ja esite). Lausunnon kohteena oleva laajahko aineistokokonaisuus oli toteutettu kokonaisuudessaan Valtion hankintojen digitalisoinnin –toteutusohjelman valmisteluvaiheessa valtiovarainministeriön, Hanselin, Palkeiden ja Valtiokonttorin yhteistyönä tammi- maaliskuussa 2016. Valtion hankintatoimen tavoitetilasta ja kehittämispolusta järjestettiin valtion virastoille ja hankintayhdyshenkilöille kaksi esittely- ja kuulemistilaisuutta (8.3.2016 ja 16.3.2016).
Valtion hankintatoimen tavoitearkkitehtuuri on ensimmäinen valtion hankintatoimea koskeva yhdenmukaisen arkkitehtuurimenetelmän avulla tuotettu kokonaiskuva tavoitetilasta. Se on tarkoitettu erityisesti hankintatoimen kehittämispolun määrittämisen tueksi. Arkkitehtuuria tulee myöhemmin tarkentaa kohdekohtaisilla tarkemmilla kuvauksilla sekä täsmällisemmällä systeemisuunnittelulla.
Valtiovarainministeriö päätti toteuttaa lausuntomenettelyn tavoitearkkitehtuuriluonnoksesta, sisällä valtion hankintatoimen kehittäminen tavoitetilan mukaisesti tulee vaikuttamaan merkittävästi nykyisiin toimintakäytäntöihin ja tietojärjestelmäratkaisuihin. Lausuntomenettelyn avulla lausunnonantajilla oli tosiasiallinen mahdollisuus vaikuttaa lopullisen tavoitearkkitehtuurin sisältöön. Yleisten havaintojen lisäksi yksityiskohtia koskevat havainnot pyydettiin dokumentoimaan havaintotaulukkoon. Lausuntoaika päättyi 4.4.2016.
Lausuntoa pyydettiin kaikilta ministeriöiltä ja virastoilta, Kuntaliitolta, Elinkeinoelämän keskusliitolta ja Suomen Yrittäjät ry:ltä. Lausuntopyyntö lähettiin myös kaikille esittelytilaisuuksiin osallistuneille tai ilmoittautuneille henkilöille (n. 180 henkilöä) ja Julkisenhallinnon kokonaisarkkitehtuurijaokselle. Lausuntopyynnöstä kerrottiin laajasti sosiaalisessa mediassa mm. Hansel oyn verkkouutisena ja Linkedin ryhmien nostoina. Lisäksi muutkin kiinnostuneet tahot ovat voineet jättää lausunnon lausuntopalvelu.fi – sivuston kautta.
Lausuntoja saatiin 40 kappaletta, joista 30 lausuntopalvelu.fi-sivuston kautta ja 10 valtiovarainministeriön kirjaamoon, seuraavilta organisaatioilta ja yksityishenkilöiltä:
Arkistolaitos, Kansallisarkisto; Etelä-Suomen aluehallintovirasto, Aluehallintovirastojen hallinto- ja kehittämispalvelut –vastuualue; Hansel Oy; Ilmatieteen laitos; Kilpailu- ja kuluttajavirasto; Käyhty, Mervi; Liikennevirasto; Luonnonvarakeskus ; Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimea; Maa- ja metsätalousministeriö; Maanmittauslaitos; Maaseutuvirasto; Museovirasto; Oikeusministeriö; Palkeet; Pelastusopisto; Puolustushallinnon rakennuslaitos; Puolustusministeriö; Pääesikunnan logistiikkaosasto; Rikosseuraamuslaitos, Rahoitusvakausvirasto; Sisäministeriö; Sosiaali- ja terveysministeriö; Suomen Yrittäjät ry ;Tekes; Teknologian tutkimuskeskus VTT Oy; THL; Tilastokeskus; Tulli; Turvallisuus- ja kemikaalivirasto Tukes; Työ- ja elinkeinoministeriö, Ulkoasiainministeriö; Valtiokonttori; Valtioneuvoston kanslia; Valtori, Valvira; Verohallinto; Visma; Väestörekisterikeskus; Ympäristöministeriö.
Kela ja VTV ilmoittivat etteivät anna lausuntoa tavoitearkkitehtuuriluonnokseen.
Yleiskommentit
Lausunnonantajat pitävät toteutettua Valtion hankintatoimen tavoitearkkitehtuuria tarpeellisena, perusteellisena ja laajana. Kokonaisuus on myös ymmärrettävä. Lausunnonantajat hyväksyvät tavoitearkkitehtuurin Valtion hankintatoimen kehittämisen tavoitetilaksi joko luonnoksessa esitetyssä muodossa tai lausunnonantajan esittämin muutoksin.
Valtion hankintatoimen tavoitearkkitehtuurissa kokonaisarkkitehtuurimenetelmää on hyödynnetty selkeästi ja sopivalla tarkkuustasolla. Menetelmän soveltamista pidettiin jopa rohkeana, sillä kuvauksessa on selkeä ylätason tavoitearkkitehtuuri.
Lähtötilanteen kuvausta pidettiin realistisena ja hyödyllisenä perustana kehittämiskohteiden tunnistamiselle. Useampi lausunnonantaja muistutti nykyisen tilaustenhallintajärjestelmän hyödyistä suhteessa kustannuksiin.
Periaatetason arkkitehtuurilinjauksia (kuvattavan kohteen rajaukset ja reunaehdot, sidosarkkitehtuurit, - hankkeet ja ratkaisut, arkkitehtuuriperiaatteet, tietoturvaperiaatteet) pidettiin yleisesti hyvinä ja perusteellisesti kuvattuina. Rajausten ja sidosryhmien tarkka kuvaus auttoi sijoittamaan hankintatoimen tavoitearkkitehtuurin suhteessa toimintaympäristöön sekä muihin toimintoihin ja arkkitehtuureihin.
Lausunnonantajat pitivät tarkoituksenmukaisena rajausta panostaa volyymituotteiden ja tavallisten (ei -strategisten) hankintojen osalta automatisointiin suuren hyötypotentiaalin vuoksi. Rajaukseen perustuen tavoitearkkitehtuurissa korostetaan valtiokonsernin yhteistä hankintamenettelyä - sekä toiminnan, tiedon kuin tietojärjestelmien tasolla huomioiden Puolustusvoimien ja Liikenneviraston erityistarpeet. Toisaalta jotkin lausunnonantajat esittivät, että tavoitetilassa tulisi huomioida myös korkean tietosuojan hankintojen toteuttaminen ja valtion yhteisestä tietojärjestelmäympäristöstä poikkeavat ratkaisut. Myös esitettiin huolta siitä, että jos toimintamallit ja tietojärjestelmäratkaisut optimoidaan volyymiltaan isointa massaa ajatellen, niin poikkeavien ja pienempien tarpeiden toteuttaminen voi olla hankalaa tai jopa mahdotonta.
Käsitteellisen tason linjauksia (kehittämisvaatimukset ja tavoitteet, palvelut, sidosryhmät, hankintasanasto – keskeiset käsitteet, toimijat ja roolit) pidettiin kattavana ja havainnollisena. Erityisesti rooleihin esitettiin jonkin verran konsernitasoisten ja hankintayksikön roolien selkeyttämistä ja myös kokonaan uusia rooleja.
Loogisen tason linjauksia (hankintojen pääprosessi, käyttötapaukset, loogiset tietovarannot, tietojärjestelmäpalveluiden looginen jäsennys, integraatiomalli, tietovirrat) pidettiin yleisesti selkeinä ja kattavina. Sisällöllisesti kiinnitettiin erityistä huomiota sopimustenhallintapalveluun ja toimijatietopalveluun sekä hankintojen ja taloushallinnon liittymiin. Yhteisten tietojärjestelmäpalvelujen esitettiin lisäävän toiminnan tehokkuutta. Joissakin lausunnoissa epäiltiin keskittämisen toteuttamisen hyötyjä. Kun taas toisissa lausunnoissa (toimittaja) kuvattiin miten mahdollisimman montaa palvelua kannattaisi toteuttaa yhden toiminnallisen kokonaisuuden sisällä, hajautetun järjestelmäratkaisun sijasta.
Johtopäätökset
Toteutettu tavoitearkkitehtuuri toimii hyvänä lähtökohtana Valtion hankintatoimen kehittämiselle edistäen merkittävästi julkisten hankintojen digitalisointia ja hankintojen kehittämiselle asetettuja muita tavoitteita. Lausuntokierros toi selvän lisäarvon jo tehtyyn työhön. Lausunnot nostivat esille tavoitetilan toteutuksen seuraavissa vaiheissa onnistumisessa kriittisiä asioita. Erityisesti muutos ja muutoksen johtaminen nykyisistä organisaatiokohtaisista toimintakäytännöistä ja tietojärjestelmäratkaisuista tavoitetilan valtioyhteisiin käytäntöihin ja ratkaisuihin vaatii laajaa kaikki toimijat mukaan ottavaa uudistamisen toteutusta ja päämäärätietoista kehittämisotetta.
Lausuntojen perusteella tavoitearkkitehtuuria ja sen liitteitä on työstetty siten, että se antaa paremman ja kattavamman kuvan erityisesti niistä asioista, jotka lausunnonantajat ovat ymmärtäneet eritavalla kuin valmistelussa on ajateltu, että ko. asiat ymmärrettäisiin. Lausunnoissa esitetyt yksityiskohtaiset korjaus- tai muutosesitykset on pääsääntöisesti huomioitu soveltuvin osin lopullisessa tavoitearkkitehtuurikuvauksessa ja sen liitteissä.
Valtiovarainministeriö pyysi 15.3.2016 lausuntopalvelu.fi – sivustolle lähettämässään lausuntopyynnössä lausuntoja Valtion hankintatoimen tavoitearkkitehtuuriluonnokseen, sen liitteistä (KA-taulukot, sanasto, käyttötapaukset, tiivistelmä ja esite). Lausunnon kohteena oleva laajahko aineistokokonaisuus oli toteutettu kokonaisuudessaan Valtion hankintojen digitalisoinnin –toteutusohjelman valmisteluvaiheessa valtiovarainministeriön, Hanselin, Palkeiden ja Valtiokonttorin yhteistyönä tammi- maaliskuussa 2016. Valtion hankintatoimen tavoitetilasta ja kehittämispolusta järjestettiin valtion virastoille ja hankintayhdyshenkilöille kaksi esittely- ja kuulemistilaisuutta (8.3.2016 ja 16.3.2016).
Valtion hankintatoimen tavoitearkkitehtuuri on ensimmäinen valtion hankintatoimea koskeva yhdenmukaisen arkkitehtuurimenetelmän avulla tuotettu kokonaiskuva tavoitetilasta. Se on tarkoitettu erityisesti hankintatoimen kehittämispolun määrittämisen tueksi. Arkkitehtuuria tulee myöhemmin tarkentaa kohdekohtaisilla tarkemmilla kuvauksilla sekä täsmällisemmällä systeemisuunnittelulla.
Valtiovarainministeriö päätti toteuttaa lausuntomenettelyn tavoitearkkitehtuuriluonnoksesta, sisällä valtion hankintatoimen kehittäminen tavoitetilan mukaisesti tulee vaikuttamaan merkittävästi nykyisiin toimintakäytäntöihin ja tietojärjestelmäratkaisuihin. Lausuntomenettelyn avulla lausunnonantajilla oli tosiasiallinen mahdollisuus vaikuttaa lopullisen tavoitearkkitehtuurin sisältöön. Yleisten havaintojen lisäksi yksityiskohtia koskevat havainnot pyydettiin dokumentoimaan havaintotaulukkoon. Lausuntoaika päättyi 4.4.2016.
Lausuntoa pyydettiin kaikilta ministeriöiltä ja virastoilta, Kuntaliitolta, Elinkeinoelämän keskusliitolta ja Suomen Yrittäjät ry:ltä. Lausuntopyyntö lähettiin myös kaikille esittelytilaisuuksiin osallistuneille tai ilmoittautuneille henkilöille (n. 180 henkilöä) ja Julkisenhallinnon kokonaisarkkitehtuurijaokselle. Lausuntopyynnöstä kerrottiin laajasti sosiaalisessa mediassa mm. Hansel oyn verkkouutisena ja Linkedin ryhmien nostoina. Lisäksi muutkin kiinnostuneet tahot ovat voineet jättää lausunnon lausuntopalvelu.fi – sivuston kautta.
Lausuntoja saatiin 40 kappaletta, joista 30 lausuntopalvelu.fi-sivuston kautta ja 10 valtiovarainministeriön kirjaamoon, seuraavilta organisaatioilta ja yksityishenkilöiltä:
Arkistolaitos, Kansallisarkisto; Etelä-Suomen aluehallintovirasto, Aluehallintovirastojen hallinto- ja kehittämispalvelut –vastuualue; Hansel Oy; Ilmatieteen laitos; Kilpailu- ja kuluttajavirasto; Käyhty, Mervi; Liikennevirasto; Luonnonvarakeskus ; Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimea; Maa- ja metsätalousministeriö; Maanmittauslaitos; Maaseutuvirasto; Museovirasto; Oikeusministeriö; Palkeet; Pelastusopisto; Puolustushallinnon rakennuslaitos; Puolustusministeriö; Pääesikunnan logistiikkaosasto; Rikosseuraamuslaitos, Rahoitusvakausvirasto; Sisäministeriö; Sosiaali- ja terveysministeriö; Suomen Yrittäjät ry ;Tekes; Teknologian tutkimuskeskus VTT Oy; THL; Tilastokeskus; Tulli; Turvallisuus- ja kemikaalivirasto Tukes; Työ- ja elinkeinoministeriö, Ulkoasiainministeriö; Valtiokonttori; Valtioneuvoston kanslia; Valtori, Valvira; Verohallinto; Visma; Väestörekisterikeskus; Ympäristöministeriö.
Kela ja VTV ilmoittivat etteivät anna lausuntoa tavoitearkkitehtuuriluonnokseen.
Yleiskommentit
Lausunnonantajat pitävät toteutettua Valtion hankintatoimen tavoitearkkitehtuuria tarpeellisena, perusteellisena ja laajana. Kokonaisuus on myös ymmärrettävä. Lausunnonantajat hyväksyvät tavoitearkkitehtuurin Valtion hankintatoimen kehittämisen tavoitetilaksi joko luonnoksessa esitetyssä muodossa tai lausunnonantajan esittämin muutoksin.
Valtion hankintatoimen tavoitearkkitehtuurissa kokonaisarkkitehtuurimenetelmää on hyödynnetty selkeästi ja sopivalla tarkkuustasolla. Menetelmän soveltamista pidettiin jopa rohkeana, sillä kuvauksessa on selkeä ylätason tavoitearkkitehtuuri.
Lähtötilanteen kuvausta pidettiin realistisena ja hyödyllisenä perustana kehittämiskohteiden tunnistamiselle. Useampi lausunnonantaja muistutti nykyisen tilaustenhallintajärjestelmän hyödyistä suhteessa kustannuksiin.
Periaatetason arkkitehtuurilinjauksia (kuvattavan kohteen rajaukset ja reunaehdot, sidosarkkitehtuurit, - hankkeet ja ratkaisut, arkkitehtuuriperiaatteet, tietoturvaperiaatteet) pidettiin yleisesti hyvinä ja perusteellisesti kuvattuina. Rajausten ja sidosryhmien tarkka kuvaus auttoi sijoittamaan hankintatoimen tavoitearkkitehtuurin suhteessa toimintaympäristöön sekä muihin toimintoihin ja arkkitehtuureihin.
Lausunnonantajat pitivät tarkoituksenmukaisena rajausta panostaa volyymituotteiden ja tavallisten (ei -strategisten) hankintojen osalta automatisointiin suuren hyötypotentiaalin vuoksi. Rajaukseen perustuen tavoitearkkitehtuurissa korostetaan valtiokonsernin yhteistä hankintamenettelyä - sekä toiminnan, tiedon kuin tietojärjestelmien tasolla huomioiden Puolustusvoimien ja Liikenneviraston erityistarpeet. Toisaalta jotkin lausunnonantajat esittivät, että tavoitetilassa tulisi huomioida myös korkean tietosuojan hankintojen toteuttaminen ja valtion yhteisestä tietojärjestelmäympäristöstä poikkeavat ratkaisut. Myös esitettiin huolta siitä, että jos toimintamallit ja tietojärjestelmäratkaisut optimoidaan volyymiltaan isointa massaa ajatellen, niin poikkeavien ja pienempien tarpeiden toteuttaminen voi olla hankalaa tai jopa mahdotonta.
Käsitteellisen tason linjauksia (kehittämisvaatimukset ja tavoitteet, palvelut, sidosryhmät, hankintasanasto – keskeiset käsitteet, toimijat ja roolit) pidettiin kattavana ja havainnollisena. Erityisesti rooleihin esitettiin jonkin verran konsernitasoisten ja hankintayksikön roolien selkeyttämistä ja myös kokonaan uusia rooleja.
Loogisen tason linjauksia (hankintojen pääprosessi, käyttötapaukset, loogiset tietovarannot, tietojärjestelmäpalveluiden looginen jäsennys, integraatiomalli, tietovirrat) pidettiin yleisesti selkeinä ja kattavina. Sisällöllisesti kiinnitettiin erityistä huomiota sopimustenhallintapalveluun ja toimijatietopalveluun sekä hankintojen ja taloushallinnon liittymiin. Yhteisten tietojärjestelmäpalvelujen esitettiin lisäävän toiminnan tehokkuutta. Joissakin lausunnoissa epäiltiin keskittämisen toteuttamisen hyötyjä. Kun taas toisissa lausunnoissa (toimittaja) kuvattiin miten mahdollisimman montaa palvelua kannattaisi toteuttaa yhden toiminnallisen kokonaisuuden sisällä, hajautetun järjestelmäratkaisun sijasta.
Johtopäätökset
Toteutettu tavoitearkkitehtuuri toimii hyvänä lähtökohtana Valtion hankintatoimen kehittämiselle edistäen merkittävästi julkisten hankintojen digitalisointia ja hankintojen kehittämiselle asetettuja muita tavoitteita. Lausuntokierros toi selvän lisäarvon jo tehtyyn työhön. Lausunnot nostivat esille tavoitetilan toteutuksen seuraavissa vaiheissa onnistumisessa kriittisiä asioita. Erityisesti muutos ja muutoksen johtaminen nykyisistä organisaatiokohtaisista toimintakäytännöistä ja tietojärjestelmäratkaisuista tavoitetilan valtioyhteisiin käytäntöihin ja ratkaisuihin vaatii laajaa kaikki toimijat mukaan ottavaa uudistamisen toteutusta ja päämäärätietoista kehittämisotetta.
Lausuntojen perusteella tavoitearkkitehtuuria ja sen liitteitä on työstetty siten, että se antaa paremman ja kattavamman kuvan erityisesti niistä asioista, jotka lausunnonantajat ovat ymmärtäneet eritavalla kuin valmistelussa on ajateltu, että ko. asiat ymmärrettäisiin. Lausunnoissa esitetyt yksityiskohtaiset korjaus- tai muutosesitykset on pääsääntöisesti huomioitu soveltuvin osin lopullisessa tavoitearkkitehtuurikuvauksessa ja sen liitteissä.