Lausuntopalvelu.fi

Tiedonhallintalautakunnan tehtävänä on edistää tiedonhallintalaissa säädettyjen tiedonhallinnan ja tietoturvallisuuden menettelytapojen ja tiedonhallintalain vaatimusten toteuttamista. Tiedonhallintalautakunta ei ole tiedonhallinnan yleisviranomainen, vaan sen tehtävät liittyvät tiedonhallintalakiin. Tiedonhallintalautakunnan asettamat jaostot laativat ja ylläpitävät tiedonhallintalaissa säädettyjen vaatimusten toteuttamista koskevia suosituksia. Tiedonhallintalautakunnan suositukset eivät ole velvoittavia tai sitovia, vaan niissä ohjataan tiedonhallintayksikköjä ja viranomaisia toteuttamaan hyviin käytäntöihin pohjautuen tiedonhallintalaissa säädetyt vaatimukset. Tiedonhallintalautakunta on asettanut Asiakirjojen säilytysaikojen määrittelyn jaoston 31.12.2023 saakka.

Tiedonhallintalain 21 §:ssä on kuvattu säilytystarpeen määrittämistä niille tietoaineistoille tai asiakirjoille, joiden säilytysajasta ei ole säädetty laissa.

Tiedonhallintalautakunnan asettama asiakirjojen säilytysaikojen määrittelyn jaosto kerää palautetta tiedonhallinnan toimintaprosessin suuntaa-antavista säilytysajoista. Tiedonhallinnan suositeltavat säilytysjat on tarkoitus julkaista omana liitteenään tiedonhallintalautakunnan Suositukselle tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä.

Huomio liitteeseen: Tiedonhallintaan kuuluu myös sellaisia tiedonhallintalaissa säädettyjä kokonaisuuksia, jotka sisältävät erilaisia tietoaineistoja ja tietojärjestelmistä tulevia tietoja. Esimerksiksi tiedonhallintamalli, muutosvaikutusten arviointi ja asiakirjajulkisuuskuvaus. Näille ei ole määritelty liitteessä vuosimääräisiä säilytysaikoja. Ohjeistusta edellä mainittujen kokonaisuuksien säilyttämisen arvioimiseksi tiedonhallintayksiköissä päivitetään Suositukseen tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä.

Toimintaprosesseja on muitakin, kuin mille tähän asti on ehditty määritellä säilytysaikoja, joten suosituksen liitteet täydentyvät vielä lisää, kun eri prosessien säilytysaikoja saadaan määriteltyä vuoden 2023 aikana. 

Tiedonhallintalautakunnan asiakirjojen säilytysaikojen määrittelyn jaosto pyytää kommentteja ja huomioita oheisesta tiedonhallinnan Excel-muotoisesta liitteestä 26.5.2023 mennessä.

Yksilöikää vastauksianne mahdollisuuksien mukaan esimerkiksi toimintaprosessin tai tiedon/tietoaineiston/asiakirjan nimellä Jos havaitsette puutteita, voi vastaukseen sisällyttää myös ehdotuksia kyseisen yksilöidyn kohdan täydentämiseksi.

Ehdotamme lukemaan ensin jo julkaistun Suosituksen tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä ja sen jälkeen oheiset kommentoitavat suuntaa-antavat säilytysajat toimintaprosessille tiedonhallinta (Excel).

Lisätietoja antavat jaoston puheenjohtaja Heidi Torro (etunimi.sukunimi@gov.fi) ja sihteeri Matti Toiviainen (etunimi.sukunimi@dvv.fi).