Lausuntopalvelu.fi

Lausuntopalvelu - Tiedonhallintalautakunnan suositus tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä, kommentointipyyntö

Tiedonhallintalautakunnan suositus tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä, kommentointipyyntö

Lausuntopyynnön diaarinumero: VN/11170/2022

Vastausaika on päättynyt: 27.4.2022

Lausuntopyynnön taustatiedot
Johdanto
Tiedonhallintalautakunnan tehtävänä on edistää tiedonhallintalaissa säädettyjen tiedonhallinnan ja tietoturvallisuuden menettelytapojen ja tiedonhallintalain vaatimusten toteuttamista. Tiedonhallintalautakunta ei ole tiedonhallinnan yleisviranomainen, vaan sen tehtävät liittyvät tiedonhallintalakiin. Tiedonhallintalautakunnan asettamat jaostot laativat ja ylläpitävät tiedonhallintalaissa säädettyjen vaatimusten toteuttamista koskevia suosituksia. Tiedonhallintalautakunnan suositukset eivät ole velvoittavia tai sitovia, vaan niissä ohjataan tiedonhallintayksikköjä ja viranomaisia toteuttamaan hyviin käytäntöihin pohjautuen tiedonhallintalaissa säädetyt vaatimukset. Tiedonhallintalautakunta on asettanut Asiakirjojen säilytysaikojen määrittelyn jaoston 31.12.2022 saakka.
Tausta
Tiedonhallintalain 21 §:ssä on kuvattu säilytystarpeen määrittämistä niille tietoaineistoille tai asiakirjoille, joiden säilytysajasta ei ole säädetty laissa.
Tavoitteet
Tiedonhallintalautakunnan asettama asiakirjojen säilytysaikojen määrittelyn jaosto kerää palautetta kahden eri toimintaprosessin (henkilöstöhallinto ja hankintatoimi) säilytysaikasuosituksista sekä yleisestä suositustekstistä tietoaineistojen säilytysajasta. Toimintaprosesseja on paljon, joten suosituksen liitteet täydentyvät, kun eri prosessien säilytysaikoja saadaan määriteltyä. 
Linkit

https://vm.fi/tiedonhallintalautakunta - Tiedonhallintalautakunnan verkkosivut

https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2019/20190906 - Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019)

Liitteet:
Aikataulu
Tiedonhallintalautakunnan asiakirjojen säilytysaikojen määrittelyn jaosto pyytää kommentteja ja huomioita liitteinä olevista suositusluonnoksesta tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä (word) sekä henkilöstöhallinnon ja hankintatoimen säilytysaikasuosituksista (Excel)  27.4.2022 mennessä.
Vastausohjeet vastaanottajille
Yksilöikää vastauksianne mahdollisuuksien mukaan esimerkiksi toimintaprosessin nimellä tai suositusluonnoksen sivunumerolla. Jos havaitsette puutteita, voi vastaukseen sisällyttää myös ehdotuksia kyseisen yksilöidyn kohdan täydentämiseksi.

Ehdotamme lukemaan ensin suositusluonnoksen tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä (word) ja sen jälkeen varsinaiset säilytysaikasuositukset henkilöstöhallinnon ja hankintatoimen osalta (Excel).
Valmistelijat
Lisätietoja antavat jaoston puheenjohtaja Heidi Torro (etunimi.sukunimi@gov.fi), varapuheenjohtaja Suvi Metsärinta-Lehmusvaara (etunimi.sukunimi@gov.fi) ja sihteeri Matti Toiviainen (etunimi.sukunimi@dvv.fi).
Jakelu:
Heidi Torro    
Asiasanat

tietoaineisto

tiedonhallintalautakunta

tiedonhallintalaki

asiakirja, tiedonhallinta, asianhallinta

säilytysaika

tuhoaminen

poistaminen