Lausuntopalvelu.fi

Lausuntopalvelu - Tiedonhallintalautakunnan kommentointipyyntö säilytysaikasuosituksen liitteille taloushallinto ja hallintoasiat

Tiedonhallintalautakunnan kommentointipyyntö säilytysaikasuosituksen liitteille taloushallinto ja hallintoasiat

Lausuntopyynnön diaarinumero: VN/30940/2022

Vastausaika päättyy: 31.1.2023

Lausuntopyynnön taustatiedot
Johdanto
Tiedonhallintalautakunnan tehtävänä on edistää tiedonhallintalaissa säädettyjen tiedonhallinnan ja tietoturvallisuuden menettelytapojen ja tiedonhallintalain vaatimusten toteuttamista. Tiedonhallintalautakunta ei ole tiedonhallinnan yleisviranomainen, vaan sen tehtävät liittyvät tiedonhallintalakiin. Tiedonhallintalautakunnan asettamat jaostot laativat ja ylläpitävät tiedonhallintalaissa säädettyjen vaatimusten toteuttamista koskevia suosituksia. Tiedonhallintalautakunnan suositukset eivät ole velvoittavia tai sitovia, vaan niissä ohjataan tiedonhallintayksikköjä ja viranomaisia toteuttamaan hyviin käytäntöihin pohjautuen tiedonhallintalaissa säädetyt vaatimukset. Tiedonhallintalautakunnan asettaman Asiakirjojen säilytysaikojen määrittelyn jaoston toiminta on jatkumassa 31.12.2023 saakka.
Tausta
Tiedonhallintalain 21 §:ssä on kuvattu säilytystarpeen määrittämistä niille tietoaineistoille tai asiakirjoille, joiden säilytysajasta ei ole säädetty laissa.
Tavoitteet
Tiedonhallintalautakunnan asettama asiakirjojen säilytysaikojen määrittelyn jaosto kerää palautetta kahden eri toimintaprosessin (taloushallinto ja hallintoasiat) suuntaa-antavista säilytysajoista. Taloushallinnon ja hallintoasioiden suositeltavat säilytysjat on tarkoitus julkaista liitteinä tiedonhallintalautakunnan Suositukselle tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä.
Toimintaprosesseja on paljon, joten suosituksen liitteet täydentyvät vielä lisää, kun eri prosessien säilytysaikoja saadaan määriteltyä vuoden 2023 aikana. 
Linkit

https://vm.fi/tiedonhallintalautakunta - Tiedonhallintalautakunnan verkkosivut

https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2019/20190906 - Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019)

Liitteet:

Liite 3-suositus-tietoaineistojen-sailytysjasta-taloushallinto.xlsx - Taloushallinnon toimintaprosessin suositeltavat määräaikaiset säilytysajat

Liite 4-suositus-tietoaineistojen-sailytysajasta-hallintoasiat.xlsx - Hallintoasioiden toimintaprosessin suositeltavat määräaikaiset säilytysajat

Aikataulu
Tiedonhallintalautakunnan asiakirjojen säilytysaikojen määrittelyn jaosto pyytää kommentteja ja huomioita oheisista Excel-muotoisista liitteistä kahdelle eri toimintaprosessille, taloushallinto ja hallintoasiat, 31.1.2023 mennessä.
Vastausohjeet vastaanottajille
Yksilöikää vastauksianne mahdollisuuksien mukaan esimerkiksi toimintaprosessin tai tiedon/tietoaineiston/asiakirjan nimellä Jos havaitsette puutteita, voi vastaukseen sisällyttää myös ehdotuksia kyseisen yksilöidyn kohdan täydentämiseksi.

Ehdotamme lukemaan ensin jo julkaistun Suosituksen tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä ja sen jälkeen oheiset kommentoitavat suuntaa-antavat säilytysajat toimintaprosesseille taloushallinto ja hallintoasiat (Excel).
Valmistelijat
Lisätietoja antavat jaoston varapuheenjohtaja Suvi Metsärinta-Lehmusvaara (etunimi.sukunimi@gov.fi) ja sihteeri Matti Toiviainen (etunimi.sukunimi@dvv.fi).
Asiasanat

tietoaineisto

tiedonhallintalautakunta

tiedonhallintalaki

asiakirja, tiedonhallinta, asianhallinta

säilytysaika