Lausuntopalvelu.fi

Lausuntopalvelu - Kommenttipyyntö; Suositus viranomaisten asiakirjojen metatiedoista palveluja tuotettaessa

Kommenttipyyntö; Suositus viranomaisten asiakirjojen metatiedoista palveluja tuotettaessa

Lausuntopyynnön diaarinumero: VN/6628/2022

Vastausaika on päättynyt: 8.4.2022

Lausuntopyynnön taustatiedot
Johdanto
Tiedonhallintalautakunnan tehtävänä on edistää tiedonhallintalaissa säädettyjen tiedonhallinnan ja tietoturvallisuuden menettelytapojen ja tiedonhallintalain vaatimusten toteuttamista. Tiedonhallintalautakunta ei ole tiedonhallinnan yleisviranomainen, vaan sen tehtävät liittyvät tiedonhallintalakiin. Tiedonhallintalautakunnan asettamat jaostot laativat ja ylläpitävät tiedonhallintalaissa säädettyjen vaatimusten toteuttamista koskevia suosituksia. Tiedonhallintalautakunnan suositukset eivät ole velvoittavia tai sitovia, vaan niissä ohjataan tiedonhallintayksikköjä ja viranomaisia toteuttamaan hyviin käytäntöihin pohjautuen tiedonhallintalaissa säädetyt vaatimukset. Tiedonhallintalautakunta on asettanut toimintalähtöisen asianhallinnan jaoston 31.12.2022 saakka.
Tausta
Tiedonhallintalain 27 §:n mukaan ”Tiedonhallintayksikön on järjestettävä muun kuin asiankäsittelyn yhteydessä muodostuvan tietoaineiston hallinta siten, että tietoaineistosta muodostettavat asiakirjat ovat haettavissa jollakin tietokokonaisuudet yksilöivällä tunnuksella, jotta tiedot voidaan antaa siihen oikeutetulle vaivattomasti. Viranomaisen on rekisteröitävä palveluja tuotettaessa muodostuvat asiakirjat ja muut tiedot viipymättä siten, että niiden muodostuminen palveluja tuotettaessa voidaan jälkikäteen todentaa”.
 
Tavoitteet
Suosituksen tarkoituksena on tukea tiedonhallintayksikköjä palvelujen tiedonhallinnan toteuttamisessa tiedonhallintalain (Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019, jatkossa ”tiedonhallintalaki”) edellyttämällä tavalla. Suositus esittelee hyviä käytäntöjä koskien 27 §:n tarkoittamia tunnuksia ja muita suositeltavia metatietoja. Suositus auttaa palvelujen tiedonhallinnassa muodostuvien asiakirjojen tunnistamisessa. 
Liitteet:
Aikataulu
Toimintalähtöisen asianhallinnan jaosto pyytää kommentteja liitteenä olevasta suositusluonnoksesta viimeistään 8.4.2022.
Vastausohjeet vastaanottajille
Kommentteja antaakseen vastaajan tulee rekisteröityä ja kirjautua lausuntopalvelu.fi:hin.  
Muita annettuja lausuntoja voi selailla välilehdellä "Lausunnonantajien lausunnot". 
Tarkemmat ohjeet palvelun käyttämiseksi löytyvät lausuntopalvelu.fi:n sivulta Ohjeet > Käyttöohjeet. Palvelun käyttöönoton tukea voi pyytää osoitteesta [email protected].
Valmistelijat
Lisätietoja antavat toimintalähtöisen asianhallinnan jaoston puheenjohtaja Suvi Metsärinta-Lehmusvaara ([email protected]) ja sihteeri Armi Helenius ([email protected]).
 
Asiasanat

Tiedonhallinta

palvelut

metatiedot